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今回は治療院やサロンの予約受付を自動化することのメリットについて書いていきたいと思います。
一般的な予約受付自動化のメリット
最初に、予約受付を自動化することの一般的なメリットを挙げます。
- 予約を24時間365日受け付けることができる
- 施術中やお休みの最中に予約の電話やメールに煩わされることが無くなる
- 予約内容が自動的に記録され、聞き間違いやメモのし忘れ等の人的ミスが無くなる
こんなところでしょうか。予約システムのサービスを提供しているところのWebサイトを見ればどこにでも書いてあるようなメリットだと思います。
精神的メリット
ここからが今回の本題になります。「精神的メリット」とはどういうことでしょうか。
実はこれはX（ツイッター）で見かけた投稿なのですが、
「電話がかかってきたと思ったら看板にもWebサイトにも書いてあるようなことを質問してきて、しかも予約もしてくれずに切られた」
という主旨の投稿がありました。これって私もお客側で似たようなことをやっているかもしれないので何とも言えないのですが、まぁそれなりに起こりそうだな、という感じの出来事だと思います。
どんなにWebページに詳細に書いても、看板やチラシに書いても、多くの人はそこまで詳細に読んではくれません。で、「調べるのが面倒！」という方も一定数いて、電話をかけるわけです。話を聞いてみると思ったものと違う。「あ、じゃあ結構です…」という流れ。
お客としては普通の行動のつもりだと思いますが、一人サロンのオーナー側からするとあまり嬉しくない話だと思います。その時間で、チラシを配ったりSNSに投稿したり、売上に繋がるかもしれない行動ができたかもしれません。一本当たりの問い合わせは３〜５分と短いものかもしれません。でも、それが何本もあるとさすがにしんどいですよね。まとめてならまだしも、そういうのがちょこちょこ細切れにあるとそれもしんどい。しんどいと態度に出てしまうかもしれません。そうなると相手も気付いて、嫌な感情になってしまい、結果として予約せずに切ってしまうかもしれません。負のスパイラルです。
こういったことを解決する方法の一つが、予約受付の自動化だと私は思っています。特に私が開発・運用しているチャット予約システム（後述）は、単に予約を受け付けるだけでなく、ちょっとしたお問い合わせにも自動で答えてくれます。「よくある質問」をチャットで自動で返せれば、それだけで（予約に繋がらない）電話を一本減らせるかもしれません。
また逆に、お客様側にもメリットがあります。電話をかけるときって、意外と話す内容を整理しないままかけちゃったりしませんか？（私はよくやってしまいます。。）あるいは、話す内容は考えてたのに相手からの返事を聞いているうちに話が変わっていって整理がつかなくなったり。予約受付が自動化されていれば、お客様は自分で知りたいことを聞けて、解決できたらそのまま予約ができます。もしそれでも解消せずに問い合わせたい場合は、電話の窓口をご案内する、あるいはそこから手動チャットに切り替える、というような流れにすると良いでしょう。その間のやり取りを事前にチェックすることで、お客様の知りたいことを確認した上で直接連絡に繋げることができればよりスムーズにお話ができると思います。
予約自動化ってどうやって導入するの？
「予約の自動化」と言っても選択肢は非常に多いです。某大手予約ポータルはもちろん、様々な予約サービスの業者があります。私がX（ツイッター）でやり取りする方も、どれにするか決めかねている、あるいは何となく今使っているものにしたけど、使い勝手が悪くて不満がある、というお話をよく聞きます。
そういう場合は自前で予約サービスを導入する必要がありますが、これもなかなか大変です。例えばクラウドソーシングサービスのココナラを見ても、システム開発ができるという出品者は数多くいます。その中からきちんと自分の要望を満たしてくれる開発者を探すというのはけっこう難しいです。なので、最初からいきなり大きなシステムを発注するのではなく、まずは小さく始めるのが良いでしょう。例えば、Googleフォームを使って予約フォームを作り、それをWebサイトに掲載する。予約フォームに記入があれば通知をメールで受け取り、そこから連絡先を見て返信をする。これも立派な「予約システム」です。基本的にはお金もかかりませんので（Webサイトの更新にお金がかかる、みたいな場合は除きます）、手軽に導入できます。
LINE公式アカウントで、あいさつ文に予約する場合の必要事項を書いておいて、そこから予約を受けるというパターンもよく見かけますね。XやインスタのDMを使って予約を受けている方もよく見受けられます。
ただ、これだと以下のような場合に困る可能性があります。
- 先ほど挙げたような「よくある質問」が来る可能性がある
- 空き枠までは管理できないので予約希望時間を聞いたら自分でスケジュールをチェックして折り返す必要がある
- DM等の場合は予約内容がDM内にしか残らないので、予約情報をまとめる場合は自分で後からExcelなりスプレッドシートに記載する必要がある
手動運用が入ると、どうしてもこのような作業が発生してしまいます（それでも電話オンリーよりは良いと思いますが）。
こういう手間も全部避けて、かつご自身の要望も反映させたいという場合には、是非私の開発・運用しているチャット予約システムをご検討ください！（宣伝）
LINEやWebサイト上で、自動で予約を受け付けることができ、「よくある質問」にも答えてくれ、かつ個別のカスタマイズも可能なサービスになっています。気になるという方は是非こちらのリンクからチャット予約システムの紹介ページ・紹介動画・デモ用LINE公式アカウントをお試しください！
貴院の業務効率化やストレス軽減のお手伝いができましたら幸いです。ご興味を持って頂けましたら、お気軽に下記連絡先までご連絡ください。
連絡先
その他、SNSをやっていない方は以下のチャット予約システムの紹介ページの「お問い合わせ」よりご連絡ください。お待ちしております。
